Cara menulis surat yang benar,pengertian surat dan macamnya

Cara menulis surat yang baik dan benar 

Ingat Pos …….Ingat surat.

Demikian orang-orang dulu menggambarkan hubungan yang sangat erat antara Pos dengan surat. Memang pada mulanya kehadiran Pos dimaksud sebagai pihak yang memediasi pengiriman surat dari satu pihak kepada pihak lainnya. Dan surat menjadi media penyampai pesan yang paling lazim yang di antar oleh Pak Pos dari masa ke masa. Pada masa lalu,masyarakat nusantara ketika mengirim pesan melalui surat, tak hanya dibuat di atas kertas, namun ditulis dengan tinta yang telah di bubuhi emas betulan. Demikian pula amplopnya dibuat dari kain sutera. Surat pada masa kini sudah bertranspormasi kedalam bentuk elektronik (electronic mail atau e-mail). Tentu saja sudah paperless, instan, dan berbasis telematika. Meski begitu, tetap saja ada pihak-pihak yang masih mengandalkan pengiriman surat konvensional dalam berkorespondensi. Mengirim dan menerima surat dari pak Pos lebih terasa manusiawi.

Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan Prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di Prangko harus semakin besar juga.

Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat

2. Tidak ada nomor surat

3. Salam pembuka dan penutup bervariasi

4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5. Format surat bebas

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4.Penggunaan ragam bahasa resmi

5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6.Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:

· Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3. Logo instansi/lembaga

· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

· Hal, berupa garis besar isi surat

· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

· Isi surat

Uraian isi surat berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

· Penutup surat

Penutup surat, berisi:

1. salam penutup

2. jabatan

3. tanda tangan

4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan.

Semoga bermanfaat.

Artikel terkait:

Pengertian Prangko,Macam Prangko dan Sejarah Prangko

SUDAH TAHUKAH ANDA! Produk dan layanan pos Indonesia